Warum sevdesk und lexoffice Agenturen das Leben schwer machen

Das Problem

Du betreibst eine Agentur und erstellst Rechnungen für deine Kunden. Klingt einfach – bis du merkst, dass sevdesk und lexoffice den Rechnungssteller nicht ändern lassen.

Diese Tools sind für einen einzigen Anwendungsfall gebaut: Du stellst Rechnungen für dein eigenes Unternehmen. Punkt. Sobald du als Agentur oder Dienstleister Rechnungen im Namen deiner Kunden erstellen willst, stößt du an eine Wand.

Der Agentur-Usecase

Als Agentur arbeitest du oft eng mit deinen Kunden zusammen. Typische Szenarien:

Buchhaltungs-Dienstleister: Du übernimmst die komplette Fakturierung für kleine Unternehmen. Die Rechnung muss aber von deinem Kunden kommen – nicht von dir.

Marketing-Agenturen: Du managst das Geschäft deiner Kunden komplett. Dazu gehört auch, Rechnungen an deren Endkunden zu schicken.

Virtuelle Assistenz: Du erledigst administrative Aufgaben für mehrere Auftraggeber gleichzeitig – inklusive Rechnungsstellung.

White-Label-Services: Du bietest Services an, die unter dem Branding deines Kunden laufen. Die Rechnung muss entsprechend aussehen.

Was sevdesk und lexoffice falsch machen

Beide Tools gehen von einer Grundannahme aus: Ein Account = Ein Unternehmen = Ein Rechnungssteller.

Das bedeutet konkret:

• Feste Absenderdaten: Deine Firmendaten sind in den Einstellungen hinterlegt und erscheinen auf jeder Rechnung.
• Keine Multi-Mandanten-Fähigkeit: Du kannst nicht zwischen verschiedenen Rechnungsstellern wechseln.
• Workarounds sind mühsam: Separate Accounts pro Kunde? Funktioniert, aber du zahlst mehrfach und verlierst den Überblick.
• API-Limitierungen: Selbst über die API lässt sich der Absender nicht dynamisch ändern.

Für Freelancer, die nur eigene Rechnungen schreiben, ist das kein Problem. Für Agenturen ist es ein Dealbreaker.

Die Konsequenz

Du landest bei einem dieser unbefriedigenden Workarounds:

1. Mehrere Accounts: Pro Kunde ein separater Account. Teuer und unübersichtlich.
2. Manuelle Anpassung: Rechnungen exportieren, in Word bearbeiten, als PDF speichern. Fehleranfällig und zeitfressend.
3. Excel-Listen: Komplett auf professionelle Software verzichten. Keine Automatisierung, keine API.
4. Kundenzugang teilen: Dein Kunde gibt dir Zugang zu seinem Account. Datenschutz-Albtraum.

Keine dieser Lösungen ist wirklich praktikabel.

Was Agenturen eigentlich brauchen

Eine Rechnungssoftware für Agenturen sollte:

• Flexible Absenderdaten: Pro Rechnung unterschiedliche Rechnungssteller definieren können.
• API-first: Automatisierung über die API ermöglichen – inklusive dynamischer Absenderdaten.
• Multi-Mandanten: Mehrere Kunden in einem Account verwalten, ohne Aufpreis pro Mandant.
• Rechtssicher: XRechnung und ZUGFeRD unterstützen, unabhängig vom Rechnungssteller.

Die Lösung

Blitzrechnung wurde von Anfang an API-first entwickelt. Das bedeutet: Jeder Parameter einer Rechnung ist über die API steuerbar – auch der Rechnungssteller.

{
  "seller": {
    "name": "Kunde GmbH",
    "address": "Musterstraße 1",
    "city": "Berlin",
    "zip": "10115",
    "country": "DE",
    "vat_id": "DE123456789"
  },
  "buyer": {
    "name": "Endkunde AG",
    "address": "Beispielweg 2",
    "city": "München"
  },
  "items": [
    {
      "description": "Beratungsleistung",
      "quantity": 10,
      "unit": "Stunden",
      "unit_price": 150.00
    }
  ]
}

Ein API-Call, fertig. Die Rechnung wird im Namen deines Kunden erstellt – rechtssicher als XRechnung oder ZUGFeRD.

Agentur-Workflow mit Blitzrechnung

So sieht ein typischer Agentur-Workflow aus:

1. Kundendaten hinterlegen: Einmalig die Firmendaten deiner Kunden erfassen.
2. Rechnung erstellen: Per API oder n8n-Workflow die Rechnung generieren.
3. Absender wählen: Dynamisch den richtigen Rechnungssteller setzen.
4. Versand: Direkt als E-Rechnung an den Endkunden schicken.

Das Ganze lässt sich komplett automatisieren. Daten aus deinem CRM fließen direkt in Blitzrechnung. Die richtige Absenderfirma wird automatisch gesetzt.

Ergebnis

Vorher (sevdesk/lexoffice)	Nachher (Blitzrechnung)
Mehrere Accounts nötig	Ein Account für alles
Manuelle Anpassungen	Vollautomatisiert
Keine echte API-Lösung	API-first Design
Workarounds und Hacks	Native Unterstützung

Fazit

sevdesk und lexoffice sind solide Tools – für den Standard-Freelancer. Sobald dein Geschäftsmodell komplexer wird, stoßen sie an ihre Grenzen.

Wenn du als Agentur Rechnungen für verschiedene Kunden erstellst, brauchst du eine Software, die dafür gebaut wurde. Nicht eine, bei der du dich mit Workarounds durchkämpfen musst.